چرا آینده بازرسی‌ها متعلق به تیم‌هایی است که گردش کار را بازطراحی می‌کنند

پرسش و پاسخ (CTO) مدیر ارشد فناوری 

مرجع: https://techbullion.com/why-the-future-of-ai-belongs-to-the-teams-who-deliver-it-qa-with-the-ceo-of-rocketlane-sri-ganesan/

پرسش و پاسخ با Utkarsh Siwach، (CTO) مدیر ارشد فناوری Emory Pro

Utkarsh Siwach (CTO) مدیر ارشد فناوری Emory Pro است، یک پلتفرم بازرسی دیجیتال که به سازمان‌ها کمک می‌کند از بازرسی‌های کاغذی به سمت گردش کارهای عملیاتی ساختاریافته، شفاف و مقیاس‌پذیر حرکت کنند. Emory Pro در صنایع لجستیک، املاک و مستغلات، ساخت و ساز، کشاورزی و سایر صنایع با عملیات سنگین که در آنها کیفیت، سرعت و پاسخگویی بازرسی مستقیماً بر نتایج تأثیر می‌گذارد، استفاده می‌شود.

سؤال: برای شروع، می‌توانید خودتان، پیشینه‌تان و کار Emory Pro را معرفی کنید؟

من Utkarsh Siwach هستم، (CTO) مدیر ارشد فناوری Emory Pro. پیشینه من همیشه در علوم کامپیوتر ریشه داشته است، از دبیرستان شروع شده و در مهندسی سطح سیستم و سطح برنامه گسترش یافته است. از درک اینکه چگونه 1ها و 0ها از طریق گیت‌های منطقی و معماری CPU جریان می‌یابند، تا کار با پروتکل‌های شبکه، سیستم‌های بک‌اند و داشبوردهای BI، آموزش و تجربه من در دو دهه گذشته بر ساخت سیستم‌های IT قوی و مقیاس‌پذیر متمرکز بوده که مردم می‌توانند در عملیات دنیای واقعی بر آنها تکیه کنند.
این قرار گرفتن در معرض، نحوه تفکر من درباره نرم‌افزار را شکل داد: سیستم‌ها باید تحت محدودیت‌های دنیای واقعی قابل اعتماد باشند، نه شرایط ایده‌آل.

Emory Pro به عنوان راه‌حلی برای یک مشکل بسیار عملی آغاز شد: مستندسازی خسارات در انبار لجستیک یک مشتری. محیط چالش‌برانگیز بود: اتصال ضعیف اینترنت، شرایط آب و هوایی سخت از جمله باران و برف، و تیم‌های انبار با قرار گرفتن محدود در معرض فناوری. ابزارهای بازرسی سنتی به سادگی در آن شرایط به طور قابل اعتمادی کار نمی‌کردند.

با گذشت زمان، Emory Pro برای برآورده کردن و فراتر رفتن از آن چالش‌ها تکامل یافت. امروز، به یک پلتفرم بازرسی دیجیتال تبدیل شده است که در صنایع مختلف استفاده می‌شود و عناصر یک برنامه بازرسی را با قابلیت‌های مدیریت انبار و عملیات مانند موجودی، وظایف، مشتریان و برنامه‌ریزی ترکیب می‌کند. پلتفرم وب Emory Pro از تیم‌های اداری با دید و کنترل متمرکز پشتیبانی می‌کند، در حالی که اپلیکیشن موبایل تیم‌های میدانی را قادر می‌سازد تا بازرسی‌ها را به طور قابل اعتماد در محل انجام دهند.

سؤال: ابزارهای دیجیتال همه جا هستند، اما بسیاری از فرآیندهای بازرسی هنوز ناکارآمد به نظر می‌رسند. چه چیزی معمولاً اشتباه درک می‌شود؟

بزرگترین تصور غلط این است که دیجیتالی کردن بازرسی‌ها به سادگی به معنای جایگزینی فرم‌های کاغذی با یک برنامه است. این به تنهایی ارزش واقعی ارائه نمی‌دهد.

کارایی واقعی از بازطراحی گردش کار بازرسی از ابتدا تا انتها حاصل می‌شود - نحوه دریافت، ساختاردهی، بررسی، به اشتراک‌گذاری و در نهایت اقدام بر اساس داده‌ها. اگر یک فرآیند خراب را بدون بازاندیشی در آن دیجیتالی کنید، فقط به هرج و مرج دیجیتال ختم می‌شود.

در Emory Pro، ما بر کل گردش کار بازرسی در یک سازمان تمرکز می‌کنیم. پلتفرم برای منعکس کردن موجودیت‌های عملیاتی واقعی که برای بازرسی‌ها اهمیت دارند پیکربندی شده است، و اتوماسیون‌ها برای کاهش زمان پردازش، ابهام، خطای انسانی و ارتباطات غیرضروری رفت و برگشتی اعمال می‌شوند.

سؤال: AI چگونه در بازرسی‌ها جای می‌گیرد و واقعاً کجا ارزش ایجاد می‌کند؟

AI زمانی ارزش ایجاد می‌کند که در گردش کار جاسازی شود، نه زمانی که به عنوان یک ویژگی جدید تلقی شود.

در بازرسی‌ها، AI به شناسایی الگوها، علامت‌گذاری ناهنجاری‌ها و بهبود ثبات در بین تیم‌ها کمک می‌کند. منفعت واقعی زمانی حاصل می‌شود که AI از کنترل کیفیت و تصمیم‌گیری پشتیبانی کند، نه اینکه وظایف را به خاطر اتوماسیون خودکار کند. ما AI را به عنوان یک دستیار می‌بینیم - دستیاری که سرعت و دقت بازرسی را بهبود می‌بخشد در حالی که انسان‌ها کاملاً کنترل قضاوت و پاسخگویی را حفظ می‌کنند.

به عنوان مثال، در موارد استفاده خودرو، Emory Pro می‌تواند خسارات وسیله نقلیه را شناسایی و دسته‌بندی کند که سپس توسط یک بازرس انسانی بررسی می‌شوند. در مورد استفاده دیگر، Emory Pro به طور خودکار فیلدهای مربوط به داده را هنگامی که یک شماره مرجع با استفاده از تشخیص تصویر به متن اسکن می‌شود، پر می‌کند، بسته به اینکه آیا رکورد از قبل وجود دارد یا نیاز به ایجاد دارد. این قابلیت‌ها تلاش دستی را کاهش می‌دهند در حالی که اعتماد به نتیجه بازرسی را حفظ می‌کنند.

سؤال: چه چیزی سازمان‌ها را از دریافت نرخ بازگشت سرمایه واقعی از بازرسی‌های دیجیتال امروز منع می‌کند؟

ما به طور مداوم سه مانع اصلی را مشاهده می‌کنیم:

اول، مقاومت در برابر تغییر. بسیاری از سازمان‌ها به فرآیندهای طولانی‌مدت و دست و پاگیر متکی هستند و از معرفی تغییر مردد هستند، حتی زمانی که ناکارآمدی‌ها آشکار هستند.

دوم، بدهی فرآیند. گردش کارهای بازرسی به صورت ارگانیک در طول زمان تکامل می‌یابند، اما به ندرت استانداردسازی می‌شوند. به جای بازطراحی گردش کارها، تیم‌ها اغلب فقط فیلدها یا مراحل بیشتری اضافه می‌کنند.

سوم، بدهی داده. عکس‌ها، یادداشت‌ها و گزارش‌ها وجود دارند، اما آنها تکه تکه هستند - گاهی روی کاغذ، گاهی در سیستم‌ها - که ارجاع یا استفاده بعدی از آنها را دشوار می‌کند.

تیم‌هایی که موفق می‌شوند بازرسی‌ها را به عنوان یک سیستم عملیاتی اصلی در نظر می‌گیرند، نه یک فکر بعدی. آنها نتایج واضحی تعریف می‌کنند، گردش کارها را استاندارد می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که ابزارهای بازرسی به طور طبیعی در عملیات روزانه جا می‌گیرند.

سؤال: چرا کیفیت بازرسی در حال تبدیل شدن به یک تمایزدهنده رقابتی است؟

زیرا بازرسی‌ها دیگر فقط مصنوعات انطباق نیستند - آنها اثبات کیفیت، اعتماد و پاسخگویی هستند.

چه تحویل وسیله نقلیه باشد، بازرسی ملک یا حسابرسی میدانی، مشتریان به طور فزاینده‌ای انتظار وضوح و شفافیت دارند. تیم‌هایی که گزارش‌های بازرسی سریع، بصری و به خوبی ساختار یافته ارائه می‌دهند، اعتماد ایجاد می‌کنند، اختلافات را کاهش می‌دهند و درآمد را حفظ می‌کنند.
در بسیاری از صنایع، کیفیت بازرسی به طور مستقیم بر رضایت مشتری، اطمینان عملیاتی و اعتبار برند تأثیر می‌گذارد.

سؤال: Emory Pro چگونه نحوه کار تیم‌ها در محل را تغییر می‌دهد؟

ما بازرسی‌ها را از وظایف جدا شده به گردش کارهای متصل منتقل می‌کنیم.

در بسیاری از سازمان‌ها، بازرسان میدانی از طریق کانال‌های غیررسمی مانند متن‌ها یا دستورالعمل‌های شفاهی تکالیف دریافت می‌کنند که اغلب فاقد زمینه مناسب یا اطلاعات مرجع هستند. Emory Pro این را با اعلان‌های وظیفه به وضوح تعریف شده که شامل سطح مناسبی از جزئیات و ساختار است، جایگزین می‌کند.

تیم‌های بازرسی می‌توانند به داده‌های کامل موجودی به صورت آفلاین دسترسی داشته باشند، ویرایش‌های متعددی در داده‌ها و عکس‌های بازرسی انجام دهند، و زمانی که دستگاه دوباره آنلاین می‌شود، این تغییرات به طور خودکار و بدون تعارض همگام‌سازی شوند. اکثر برنامه‌های بازرسی نیاز به ارسال فرم جدید هر بار که تغییری برای همان شی مورد نیاز است دارند. Emory Pro به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا به طور مداوم همان موجودیت بازرسی را در طول زمان به‌روزرسانی و مرجع قرار دهند.

با Emory Pro، تیم‌ها می‌توانند فرآیندهای تحویل را مدیریت کنند، تاریخچه بازرسی را مقایسه کنند و به همه نقاط داده مربوطه در یک مکان بر اساس نقش‌ها و مجوزهای خود دسترسی داشته باشند. این اطلاعات فوراً با تیم‌های اداری همگام‌سازی می‌شود و دید، هماهنگی و تصمیم‌گیری را در سراسر سازمان بهبود می‌بخشد.

سؤال: به آینده نگاه می‌کنید، چگونه می‌بینید که گردش کارهای بازرسی در چند سال آینده تکامل می‌یابند؟

بازرسی‌ها به طور فزاینده‌ای به عنوان سیگنال‌های عملیاتی زنده عمل خواهند کرد نه رکوردهای ایستا.

تیم‌ها انتظار خواهند داشت که بازرسی‌ها در سیستم‌ها جریان داشته باشند، اقدامات را به طور خودکار فعال کنند و زمینه تاریخی را بدون تلاش دستی فراهم کنند. قابلیت اعتماد و اعتماد بیشتر از تعداد ویژگی‌ها اهمیت خواهد داشت.

پلتفرم‌هایی که گردش کارهای عملیاتی واقعی را درک می‌کنند و از آنها از ابتدا تا انتها پشتیبانی می‌کنند، مرحله بعدی فناوری بازرسی را تعریف خواهند کرد.

فکر پایانی

آینده بازرسی‌ها متعلق به تیم‌هایی است که فرآیند بازرسی را به عنوان یک کل بازاندیشی می‌کنند تا اینکه صرفاً نحوه ثبت بازرسی‌ها را دیجیتالی کنند. همانطور که بازرسی‌ها به طور فزاینده‌ای به عنوان اثبات کیفیت و اعتماد عمل می‌کنند، وضوح در گردش کارها و هماهنگی قوی بین ابزارهای میدانی و عملیات روزانه تعیین خواهد کرد که کدام سازمان‌ها برجسته می‌شوند.