Доставка виглядає простою на дошці. Вибрати, запакувати, промаркувати, відправити. У реальних операціях це ланцюг невеликих передач, які або залишаються злагодженими, або повільно розпадаються. Розпад проявляється у вигляді пропущених термінів, неправильних розмірів коробок, передруку етикеток, пошкоджених замовлень і запитань "Де моя посилка?", які з'їдають ваш тиждень. Виправлення починається з того, що доставку потрібно сприймати як систему, а не як станцію.
Хороша новина полягає в тому, що більшість проблем з доставкою мають чіткі причини та повторювані рішення. Команди часто покращують ефективність, стандартизуючи кроки, вимірюючи правильні сигнали та оновлюючи інструменти для усунення перешкод. Наприклад, програмне забезпечення для вантажних перевезень від Shipifi може допомогти консолідувати пошук тарифів, етикетки, документацію та відстеження в єдиний робочий процес, що полегшує виявлення витоків та забезпечення узгодженості в командах.
Складіть карту робочого процесу доставки, перш ніж його "покращувати"
Почніть з документування робочого процесу точно так, як він працює сьогодні. Не передбачуваного процесу. Фактичного шляху, який проходить замовлення від випуску до отримання перевізником. Включіть передачі між ролями, використовувані системи та точки прийняття рішень, такі як розділені відправлення, позначки небезпечних матеріалів, правила підпису та спеціальна упаковка.
Потім відзначте, де втрачається час. Шукайте повторювані дії: повторний вибір, повторне пакування, передрук етикеток, ручне виправлення адрес і час, витрачений на пошук коробок. Це не "проблеми завантаженого сезону". Вони сигналізують, що процес покладається на пам'ять, а не на правила. Як тільки ви зможете вказати на три основні повторювані проблеми, ви зможете виправити їх набагато меншими зусиллями, ніж загальні "проекти ефективності".
Очистіть дані, які створюють помилки доставки
Дивовижна частка витрат на доставку починається з вихідних даних про замовлення та продукт. Неправильна вага, відсутні розміри та неохайні поля адрес призводять до неточних цінових пропозицій, неправильних рівнів обслуговування та повторного маркування на причалі. Чисті дані запобігають хаосу пізніше.
Встановіть простий стандарт: кожна SKU повинна мати перевірену вагу та розміри, а кожна адреса повинна відповідати правилам форматування. Додайте обмеження в системах оформлення замовлення та введення замовлень, такі як перевірка поштового індексу та підказки для поля квартири. Якщо ви здійснюєте доставку B2B, зберігайте примітки про години прийому та вимоги до причалу в профілі клієнта. Це перетворює "племінні знання" в повторюваний робочий процес.
Стандартизуйте рішення щодо упаковки за допомогою чітких правил
Упаковка – це місце, де вигравають або програють витрати та рівень пошкоджень. Занадто багато порожнього наповнювача збільшує вартість і сповільнює пропускну здатність. Занадто мало захисту створює повернення, повторні відправлення та погані відгуки. Мета не "пакувати швидше". Мета "правильно упакувати з першого разу".
Створіть правила упаковки, які зменшують суб'єктивні рішення. Визначте набори коробок, коли використовувати поліетиленові пакети, коли подвійно упаковувати і що кваліфікується для кутового захисту. Створіть швидкий довідник за типом продукту та діапазоном ваги. Якщо можете, використовуйте логіку картонування на основі розмірів, щоб персонал не вгадував розмір коробки. Послідовна упаковка також полегшує претензії перевізників, оскільки документація та методи залишаються однаковими.
Оптимізуйте комбінацію перевізників та рівні обслуговування
Більшість команд переплачують, оскільки за замовчуванням використовують одного перевізника та один рівень обслуговування. Розумніший підхід використовує комбінацію перевізників на основі зони, ваги, обіцянки доставки та історії пошкоджень. Це не означає гонитву за найдешевшою етикеткою. Це означає відповідність послуги обіцянці клієнта та профілю відправлення.
Перегляньте свої відправлення за останні 60-90 днів і відсортуйте їх за зонами та вагою. Визначте, де прискорена доставка використовується за звичкою, а не за необхідністю. Порівнюйте ефективність вчасної доставки, а не лише базові тарифи. Також подивіться на додаткові збори за доставку до житлових будинків, негабаритні посилки, виправлення адрес та паливні надбавки. Багато "підвищень тарифів" насправді є замаскованими проблемами упаковки та даних.
Зменште ручну роботу за допомогою автоматизації та простих елементів керування
Автоматизація повинна усувати повторювані кроки, а не створювати крихку систему, якій ніхто не довіряє. Почніть з завдань великого обсягу: пакетний друк етикеток, вибір перевізника на основі правил, пакувальні накладні, комерційні рахунки та митні форми. Кожен автоматизований крок повинен мати чітке резервне рішення для винятків.
Додайте елементи керування, які запобігають помилкам на ранніх етапах. Приклади включають сканування для перевірки при виборі та упаковці, примусові правила вибору послуг для певних продуктів і підказки для підтвердження підпису, коли вартість замовлення перевищує поріг. Ці елементи керування спочатку здаються суворими, але швидко стають причиною того, що ваша команда припиняє гасити пожежі.
Створіть посібник для винятків і відстежуйте правильні показники
Навіть сильний процес стикається з винятками: втрачені сканування, затримки, пошкодження та неправильні доставки. Те, що відрізняє хороших відправників від стресових, – це наявність простого посібника. Визначте, хто відповідає за кожен тип винятку, які докази потрібно зібрати, як спілкуватися з клієнтами та коли повторно відправляти, а коли повертати кошти.
Нарешті, вимірюйте результати, які призводять до реальних покращень. Відстежуйте вартість на відправлення, час від вибору до відправлення, рівень вчасної доставки за перевізником та зоною, рівень пошкоджень, рівень передруку етикеток і квитки підтримки на 100 замовлень. Переглядайте їх щотижня, потім прив'язуйте одне покращення до одного показника за раз. Доставка стає кращою, коли зміни є невеликими, послідовними та вимірюваними.
